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State of the District 2019: Session 3

Links to related documents referred to in this State of the District are available both within the body of the text and at the bottom of the page.

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SUSD_State_of_the_District,_Session_3:__Facilities,_Safety_and_Security Card IconSUSD State of the District, Session 3: Facilities, Safety and SecurityTop of Page

In today’s world, safety and security are fundamental when we look at the important process, procedures, and even expenses incurred by a school district.  The Saugus Union School District (SUSD) recognized in 2016-2017 that safety and security needs for its 15 schools and two district office locations (main office and maintenance yard) were and are important.  As a result, the District has been on a multi-year journey to implement new safety and security measures while continuing to maintain and improve its 17 campuses.
Please remember that ALL district sites (schools or offices) are part of SUSD.  Employees, parents, community members, and even students are present at non-school facilities every day.  The SUSD Governing Board and district leadership, therefore feel that EVERY district owned location should have the same level of security and safety.  While we are completely clear that our school sites are a first priority, we cannot overlook the importance of every site in our multi-year process for remodeling.
Single Point of Entry Projects, Electronic Door Locks, Cameras
In order to ensure that parents and stakeholders have appropriate access to school during the day and that we keep students safely contained within our campuses, SUSD is working to create single points of entry for each school site.  A single point of entry allows for people (parents, community members, etc.) to have ease of access to the buildings and requires that they fulfill the campus registration procedures needed for staff to know who is on each campus.   These single points of entry projects are designed to meet the specific needs of each individual school campus, but include common elements – gates, “buzz” in access doors, greeting areas, etc. 
Single points of entry do not create safety concerns in the event of an emergency.  All campuses have multiple exit points that are accessible to students and staff in the event an evacuation of the campus, school buildings, or individual classrooms.  Single points of entry do, however, allow for faster and more efficient security to lock-down a campus in the event of a threat.  Being prepared for such threats provides people on our campuses to feel more secure and better equipped to face challenges that may arise.
In addition to single points of entry, SUSD has been investing in electronic door locks for all of its campuses.  This is a multi-year project that began in 2017 and is estimated to be completed in 2019.  Electronic door locks provide safety and security for a campus in that an entire campus system can be locked with a single push of a button.  Electronic door locks also provided added security as when the “fobs” that control the locks are lost or stolen they can be deactivated.  A traditional key, when lost or stolen, continues to allow access until the rekeying process is completed.  The rekeying process which is very expensive and labor intensive.
Raptor System
The Raptor System was implemented in SUSD in 2017-2018.  It is a system that provides information to schools about volunteers through scanning personal IDs upon request to enter a school.  While regular volunteers go through a background screening to work with students, occasional visitors do not.  The Raptor System allows office staff to determine if these visitors have any background issues that would require limiting their access to the campus.
The Raptor System also provides a safety feature in the event of a campus emergency (i.e., lockdown, earthquake, etc.).  By scanning visitors and itinerant employees’ IDs, the school site has a real time list of people who are on campus, but who are not regular employees assigned to the campus or students on the campus.  This ensures that people are accounted for in an emergency.
Finally, the Raptor System provides the schools and the District with the ability to quantify the volunteer support it receives from the community. Through regular reports, schools can determine trends in volunteer hours, grade levels supported, etc.  This allows us to better use volunteer staff, but also allows us to honor those volunteers for their service.  Use of the electronic system also eliminates the tedious use of checklists and binders of information to be reviewed in order to do these tasks.
Lockdown Drills
We are very fortunate to have a positive, collaborative relationship with the Santa Clarita Valley Sheriff’s Department.  They regularly support our needs at the schools and ensure our safety if unfortunate events occur.  Part of the safety relationship is their doing regular drills to prepare for an emergency.  Each year the Sheriff’s department works with SUSD and other valley districts to practice our lockdown procedures.  Once each year they implement a drill and provide the school with valuable information on areas of strength and potential areas of need.  A group of Sheriffs walk each campus during the drill to ensure they are fully aware of every element of an individual school site’s responses.  This allows local area sheriffs to become familiar with each specific school site’s physical plant and staff in the event they need to deploy for an emergency.
Lockdown drills, as well as fire and earthquake drills, are a necessary part of our safety preparedness.  By practicing what to do in the event of an emergency we prepare everyone to react quickly and appropriately.  Participation in these types of drills may cause momentary stress for people, but they ultimately create reassurance in knowing what to do when time is of the essence and safety is necessary.  Parents should speak with their children about these drills and what they do in the event of an emergency to keep safe.  By talking about the drills and reassuring children that these are safety precautions for something that may never happen, parents and teachers can support any concerns students may have about these drills.
Facilities – Building, improvements, additions
Appropriate, modern school facilities are a critical part of creating an effective learning environment.  The Saugus Union School District recognizes this need and is working to ensure that each of its facilities meets the demands of creating that environment.  As facilities age and needs change, keeping a facility modern in the identical way that a new building or school is modern can be difficult.  The team in SUSD, however, believe that this is possible and are working towards making those improvements at each of our 15 campuses, the District Office, and our Maintenance Center.
In 2015, the Saugus community passed Measure EE to support a variety of improvements to the SUSD facilities.  Those improvements included:
  • Technology Upgrades (inclusive of phone, communication, & data system upgrades, energy management upgrades, classroom technology tools, technology wiring and access, etc.)
  • Site specific upgrades, repair, replacement, or additions (inclusive of safety elements, new classroom buildings, outdoor spaces, etc.)
  • Furnishings and equipment for sites (lab equipment, flooring, furniture, etc.)
  • Costs appropriate to completion of construction, remodel, or refurbishing as noted in bond language and allowable by law
To see a list of Measure EE actions per site you can read the bond language or the Master Plan.
As indicated above, the safety measures that are included in Measure EE will be completed by the end of this year and are allowing us ease of access along with added security.  The plans set forth guide the District in our facilities needs and the projects.  Over time, however, specific needs change and our plan must continue to be revised in order to ensure we are appropriately spending the funds provided to us by the voters.  On January 26, 2019, the current members of the SUSD Governing Board met to review all of the facilities needs, each of the potential funding sources and their requirements, and the current standards for facilities that the district uses.  During that meeting the Governing Board emphasized that keeping students safe was a top priority.  In addition, they shared that they desire facilities to have equity. 
Equity is not equal.  It would be impossible to make a 50+ year old building identical to a brand new building.  It is not impossible, however, to make a 50+ year old building feel new and fresh.  To that end, the SUSD team is reviewing the current project plans for each site to ensure that this fresh new look occurs while ensuring that appropriate facilities are being constructed.  For example, flex classroom spaces are needed on each campus to allow teachers and students to experience a variety of learning opportunities.  Whether it is being able to set up a messy science exploration, participating in a large engineering/building experience, learning to dance in a PE class, or creating artwork with mixed media, use of large dedicated space is a must in schools.  Each school, in the future, will have dedicated flex space(s) to allow students to explore, experiment, and learn appropriately.  Each flex space will be specific to each school and each school’s needs.  Each flex space will provide equity, but each flex space will not be identical. 
Another improvement that is being implemented is our outdoor classroom spaces and activity areas.  We are working with designers to ensure that we have outdoor spaces for students to learn and move.  Wellness and activity are critical parts of learning.  Providing walking tracks, shade structures, seating areas, and new play areas allow students to be outside and move more.  We know that movement, exercise, and being outdoors contributes positively to academic learning and overall wellness.  We are working to ensure that our spaces are better, more inviting, and modernized for our students.
There are also many projects that don’t offer the attractive remodel or new building attributes – plumbing, wiring, HVAC, roofing, asphalt, etc.  In an age where technology is king, we must ensure that each campus is able to accept and support that reign.  We want to ensure that each of our facilities has the proper wiring to support the demands of computers, flat panels, and other electronic devices.  We want to make sure that our facilities are lit properly so that students experience quality learning environments while the District maintains effective management of resources through more energy efficient fixtures and monitoring tools.  We want to make sure that the classroom environments are cooled and heated appropriately while also reducing our carbon footprint and energy costs during the year.  Installing new units, new fixtures, new wiring, etc. allows us to meet each of those needs and continue to provide a positive school environment.
Keeping our stakeholders informed about the District is a key to maintaining our relationship and establishing trust for the great funding measures they have entrusted with us.  We have started a web page to celebrate our facilities projects, provide timelines for work, and share completions.  We hope that stakeholders will use this site to stay informed about the work that is being completed at their local site and throughout the District.  As projects are started, being implemented, and completed, we will make updates to this website. 

SUSD_Estado_Del_Distrito,_Sesión_3:_Instalaciones,_Seguridad_y_Protección Card IconSUSD Estado Del Distrito, Sesión 3: Instalaciones, Seguridad y ProtecciónTop of Page

Sesión 3: Instalaciones, Seguridad y Protección
En el mundo actual la seguridad y protección es fundamental cuando estamos viendo el importante proceso, los procedimientos y hasta los gastos que incurre el distrito escolar.   En 2016-2017 el Distrito de la Unión Escolar Saugus (SUSD) reconoció que las necesidades de seguridad y protección en las 15 escuelas y las dos oficinas del distrito (oficina principal y plantel de mantenimiento) eran y siguen siendo importantes.    Como resultado, el distrito ha estado en un viaje de múltiples años para implementar nuevas medidas de seguridad y protección mientras continúa manteniendo y mejorando los 17 planteles.
Por favor recuerde que todos los planteles escolares (escuelas y oficinas) son parte de SUSD.   Empleados, padres, miembros de la comunidad y hasta los estudiantes están presentes en planteles  no-escolares todos los días.   Por lo tanto, la Mesa Directiva de SUSD y el liderazgo del distrito sienten que CADA plantel que pertenece al distrito debe tener el mismo nivel de seguridad y protección.   Aunque estamos completamente claros de que nuestras escuelas son nuestra prioridad, no podemos pasar por alto lo importante de cada plantel en nuestros procesos de remodelación de varios años.
Proyectos de Un Punto de Entrada, Cerradura de Puerta Electrónica, Cámaras
Para poder asegurarnos de que los padres y las partes interesadas tengan el acceso adecuado durante el día escolar y de que mantengamos a los estudiantes seguros dentro de nuestros planteles SUSD está trabajando para crear un solo punto de entrada en cada escuela.   Un solo punto de entrada permite que gente (padres, miembros de la comunidad, etc.) tengan facilidad de acceso a los planteles y requiere que se cumpla con los procedimientos de registración necesarios para que el personal esté al tanto a todo momento de quien se encuentra en las instalaciones.    Estos proyectos de un solo punto de entrada están diseñadas para cumplir las necesidades individuales de cada escuela pero incluyen unos elementos en común - puertas de reja, puertas de entrada con timbre, salas de espera, etc. 
Un solo punto de entrada no crea preocupaciones de seguridad con respecto a una emergencia. Todos los planteles tienen múltiples puntos de salida cuales son accesible a estudiantes y personal en caso de evacuación del plantel, de los edificios escolares o aulas individuales.   Sin embargo un punto de entrada permite un cierre de seguridad más rápido y eficiente para una clausura escolar en caso de una amenaza.    El estar preparados para estas amenazas permite que las personas en nuestros planteles se sientan más seguras y mejor equipadas para enfrentar los retos que se puedan presentar.
Más allá de un solo punto de entrada SUSD ha estado invirtiendo en cerraduras eléctricas para todos los planteles.   Este es un  proyecto de varios años que empezó en 2017 y se estima que será terminado en 2019.  Las cerraduras eléctricas proveen seguridad y protección en una escuela ya que se puede cerrar la escuela completamente con presionar un solo botón.   Cerraduras eléctricas de puerta también proveen seguridad adicional ya que las llaves eléctricas pueden ser desactivadas cuando se extravían o son robadas.   Cuando una llave tradicional es extraviada o robada todavía tiene acceso hasta que se terminen de cambiar todas las cerraduras.  El proceso de cambiar las cerraduras es muy costoso y ocupa mucha labor.
Sistema Raptor
El sistema Raptor fue implementado en SUSD en 2017-2018.  Es un sistema que provee información a las escuelas sobre los voluntarios al escanear las identificaciones personales cuando quieren visitar la escuela.   Mientras que los voluntarios regulares pasan por una revisión de antecedentes para poder trabajar al lado de estudiantes, visitantes ocasionales no.   El sistema de Raptor permite al personal escolar a determinar si el visitante tiene algún antecedente que pueda requerir un acceso limitado en la escuela.
El sistema Raptor también provee una medida de seguridad en caso de una emergencia en la escuela. (p.ej. Clausura, terremoto, etc.)   Al escanear las identificaciones de visitantes y empleados ambulantes la escuela tiene una lista viable de las personas que están en la escuela pero que no son empleados regulares asignados a esta escuela o estudiantes.   Esto asegura de que se contabilice a todos en caso de una emergencia.
Finalmente, el sistema Raptor le provee a las escuelas y al distrito la habilidad de cuantificar el apoyo voluntario que recibe de la comunidad.  Por medio de informes regulares escuelas pueden determinar tendencias en las horas de voluntariado, los niveles de grado con más apoyo, etc. Esto nos ayuda a utilizar la ayuda de voluntarios de una mejor manera y de también reconocer a estos voluntarios por su servicio.    El uso del sistema electrónico también elimina el trabajo tedio de lista de registración y de carpetas de datos que deben ser repasados para poder cumplir estos trabajos.
Simulacros de clausura
Somos afortunados de tener una relación positiva y de colaboración con el Departamento de Sheriff del Valle de Santa Clarita.   Regularmente apoyan nuestras necesidades escolares y aseguran nuestra seguridad si ocurre en suceso inoportuno.    Parte de la relación de seguridad es de llevar a cabo los simulacros regulares en caso de emergencia.   Cada año el Departamento de Sheriff trabaja con SUSD y otros distritos del Valle para practicar nuestros procedimientos de simulacros de clausura.   Una vez al año llevan a cabo un simulacro y le proveen a la escuela información importante referente a las áreas de fortaleza y áreas donde se necesita mejorar.  Durante los simulacros un grupo de sheriffs repasan cada escuela para asegurar de que todos estén al tanto de cada elemento de las respuestas individuales de cada escuela.   Esto permite que los sheriffs locales de la zona conozcan y se familiaricen con el plantel físico de cada escuela y el personal en caso de que tengan que asistir en una emergencia.
Simulacros de clausura al igual que simulacros de incendio o terremoto son partes necesarias en nuestros preparativos de emergencia.   Al practicar lo que se debe hacer en caso de una emergencia preparamos a todos a reaccionar rápida y adecuadamente.   El participar en estos simulacros puede ocasionar un estrés temporal para algunas personas, pero a la larga crea confianza saber como se debe actuar en caso de una emergencia donde la seguridad es esencial.    Padres deben hablar con sus hijos acerca de estos simulacros y de lo que deben hacer en caso de una emergencia para mantenerse seguros.   Al hablar de los simulacros con sus hijos y al asegurarles que solo son precauciones de seguridad para algo que puedo nunca ocurrir, padres y maestros pueden ofrecer el apoyo necesario sobre dudas que los estudiantes puedan tener sobre ellos. 
Instalaciones -  Construcción, mejoramientos, ampliaciones
Instalaciones escolares modernas y adecuadas son una parte crucial para crear un ambiente de aprendizaje efectivo.   El Distrito de la Unión Escolar Saugus reconoce esta necesidad y está trabajando para asegurar que cada una de sus instalaciones cumpla con las demandas necesarias para poder crear ese ambiente.  A medida que las instalaciones se van deteriorando y las necesidades van cambiando, es difícil mantener instalaciones modernas de la misma manera que una nueva escuela o instalación es moderna.   Sin embargo, el equipo de SUSD  cree que esto sí es posible y están haciendo esos mejoramientos en cada de nuestras 15 escuelas, el distrito escolar y nuestro centro de mantenimiento.
En el 2015 la comunidad de Saugus pasó la Medida EE para apoyar los diferentes mejoramientos a las instalaciones de SUSD.   Estos mejoramientos incluyen:
  • Actualizaciones a la tecnología (incluyendo teléfonos, comunicación, actualizaciones al sistemas de datos, actualizaciones al manejo de energía, herramientas de tecnología en el aula, acceso y cableado de tecnología, etc.)
  • Actualizaciones específicas a cada escuela, reparaciones, reemplazos, y ampliaciones (incluyendo elementos de seguridad, nuevas edificios de aulas, espacios al aire libre, etc.)
  • Muebles y equipo para las escuelas (equipo de laboratorios, piso, muebles, etc.)
  • EL costo adecuado de la terminación de construcción, remodelación y restauración como se encuentra estipulado en el bono y permitido por ley.
Para ver una lista de las medidas de Medida EE por sitio, puede leer el lenguaje de enlace o el Plan Maestro.
Como se indicó anteriormente, las medidas de seguridad que están estipuladas en la Medida EE serán finalizadas el final del año actual y nos está proporcionando facilidad de entrada y al mismo tiempo más seguridad.   Los planes expuestos guían al distrito referente a las necesidades y proyectos de instalaciones.   Sin embargo, a como pasa  el tiempo, las necesidades específicas cambian y nuestro plan debe ser  ajustado continuamente para asegurar que estamos gastando adecuadamente los fondos proveídos por los votantes.   El 26 de enero de 2019 los miembros actuales de la Mesa Directiva de SUSD se reunieron para revisar todas las necesidades de instalaciones, cada uno de los recursos de fondos y sus requisitos y los estándares actuales que utiliza el distrito.    Durante la reunión la Mesa Directiva recalcó que la prioridad es la seguridad de todos los estudiantes.   Además, compartieron el deseo de que las escuelas tengan equidad.  
Hace falta equidad   Es imposible hacer que un edificio de más de 50 años sea idéntico a un edificio nuevo.  Sin embargo, no es imposible hacer que un edificio de más de 50 años se siente fresco y nuevo.    Con ese fin, el equipo de SUSD está revisando los proyectos actuales para cada escuela para asegurar que se aplique esta nueva vista fresca mientras al mismo tiempo se construyen las instalaciones adecuadas.   Por ejemplo, espacios de aulas flexibles son necesarios en cada escuela para que los maestros y estudiantes tengan la oportunidad de una variedad de experiencias de aprendizaje.    Ya sea poder montar una exploración de ciencias, participar en experiencias grandes de ingeniería/ construcción, aprender a bailar durante educación física, o crear piezas de arte por diferentes medios, el uso de espacios grandes especializados son imprescindible.   En el futuro, cada escuela tendrá espacios flexibles específicos para permitir que los estudiantes exploren, experimenten, y aprendan adecuadamente.   Cada espacio flexible será específico a cada escuela y sus necesidades.   Cada espacio flexible proveerá equidad pero no todos los espacios flexibles serán idénticos.  
Otro mejoramiento que está siendo implementado es los espacios de aula al aire libre y áreas de actividades.  Estamos trabajando con diseñadores para asegurar de que tengamos espacios al aire libre para que estudiantes puedan moverse y aprender.   Bienestar y actividad son partes imprescindibles del aprendizaje.  El proveer un sendero para caminar, estructuras para sombra, área para sentarse y nuevas áreas de juego le permite a los estudiantes estar afuera y de moverse más.  Sabemos que el movimiento, ejercicio y el estar al aire libre contribuye positivamente al aprendizaje académico y el bienestar.  Estamos trabajando para asegurar que los espacios para los estudiantes sean mejores, más acogedores y modernizados.
También existen muchos proyectos fuera de los de remodelación atractiva o atributos de edificios nuevos - plomería, cableado, HVAC, techado, asfalto, etc. En un mundo donde la tecnología es el rey, tenemos que asegurarnos de que cada escuela pueda soportar tal reinado.   Tenemos que asegurarnos de que cada escuela tenga el cableado adecuado para soportar las demandas de las computadoras, los pizarrones interactivos, y otros dispositivos eléctricos.   Queremos asegurarnos de que todas las instalaciones tengan la luz adecuada para que los estudiantes tengan una experiencia de aprendizaje en un ambiente de calidad mientras el distrito mantiene el manejo apropiado de los recursos con elementos que ahorran energía y herramientas de control.   Queremos asegurarnos de que los ambientes en las aulas estén con la calefacción y refrigeración adecuada mientras se reduce el uso de carbón y los costos de energía cada año.   El instalar unidades nuevas, elementos nuevos, cableado nuevo, etc. Nos permite cumplir con esas necesidades y de continuar proveyendo ambientes escolares positivos.
El mantener a nuestras partes interesadas acerca del Distrito es clave para mantener nuestra relación y para establecer confianza para las medidas de fondos que nos han confiado.   Hemos empezado una página web para celebrar nuestros proyectos de instalaciones, proveer cronologías de trabajos y compartir trabajos finalizados.  Esperamos que las parte interesadas utilizarán esta página para mantenerse informados sobre el trabajo que se está haciendo en su escuela y por todo el distrito.   Estaremos haciendo actualizaciones a esta página a medida de como se van empezando, siendo implementado o finalizando trabajos.